Å lykkes med digitalisering

Ofte kan det virke som en uoverkommelig endring å gjennomføre digitalisering. Mange ønsker endring, men de færreste ønsker å være endringen. Eller som Henrik Ibsen sa det: «Ja, tenke det; ønske det; ville det med; – men gjøre det! Nei, det skjønner jeg ikke!» Vi gir deg her noen enkle tips for å skjønne det, og å lykkes med å gjøre det.

“Digitalisering handler ikke om tekniske installasjoner eller programvarer - som man kanskje kan få inntrykk av. Det handler om bruk av teknologi til å automatisere manuelle arbeidsprosesser for å effektivisere dagens arbeidsoperasjoner” Glenn Hole (Ph.D.)

Professor John P. Kotter - modell for endringsledelse

Hvordan kan du gjennomføre endring/digitalisering med våre system, og lykkes med det i hele organisasjonen? Her er noen enkle tips med utgangspunkt i John P. Kotter sin åtte-trinnsmodell for endringsledelse:

1. Skape en følelse av nødvendighet for endring/forståelse for endring
   Synliggjøre utfordringer på tidsbruk, informasjonsutfordringer, kostnader og stress. Bærekraftmål gjennom mindre papirbruk og bedre arbeidsmiljø.

2. Etablere en maktkoalisjon med myndighet til å gjennomføre endringen
   Sørg for å få med nøkkelpersoner og kulturbærere i organisasjonen. Forankre myndighet til endring hos ansatte ved å åpne for spørsmål og innspill.

3. Utvikle en endringsvisjon og -strategi
   F.eks: Digitalisering mot en enklere, mindre stressende og mer oversiktlig og bærekraftig arbeidshverdag.

4. Kommunisere endringsvisjonen og strategien ned i organisasjonen
   Fellesmøter. Gruppemøter. Mail, eller andre kanaler som passer din bedrift.

5. Fjerne hindringer for å nå visjonen
   For lite informasjon, motkulturer, tekniske hindringer eller andre momenter du ser.

6. Synliggjøre kortsiktige resultater
   Vis til f.eks spart tid, informasjon oppdatert for alle i sanntid og mindre papirbruk.

7. Endre systemer og atferdsmønstre som ikke samsvarer med visjonen
   Bruk løsningen aktivt så tidlig som mulig. Ikke bruk to løsninger (manuelle), men gå helt og fullt for det som skal være gjeldende.

8. Skape forankring i organisasjonen
   Vær lydhør for innspill og utfordringer, bidra til å få ryddet hindringer av vegen, og møt innspill på en god måte.

Gevinstrealisering – Hva er gevinsten og hvordan vise den?

Gevinstrealisering handler om hvilke positive effekter tiltakene skal gi. Tradisjonelt er fokuset størst på de kvantitative, målbare gevinstene, ofte i form av økte inntekter eller reduserte kostnader. Imidlertid vil det ofte også være kvalitative gevinster som for eksempel redusert stress, økt bærekraft, redusert forbruk og bedre kommunikasjon.

Kostnadene ved digitaliseringsarbeidet handler i liten grad om investering i tekniske installasjoner eller programvarer, MEN i stor grad om tiltak for å endre arbeidsmåte, bedre brukeropplevelsen og øke brukermedvirkningen. 

Hele innlegget er i hovedsak basert på en artikkel av Glenn Hole (Ph.D)